صنعت بيمه همانند ديگرصنايع براي پيشبرد اهداف خود ناگزير بوده است كه از تكنولوژي روز، جهت ارائه خدمات نوين وطرحهاي مختلف بيمه اي بهره گيرد وهمچنين به منظور ترويج فرهنگ بيمه واعلام فوائد بيمه در سطح كشور، با بهره جوئي از علوم و فنون روز دنيا تجهيزات وامكانات خود را مكانيزه نموده است ودراين راستا واحدهاي ستادي اين صنعت، بخصوص واحدهائي كه به اموراداري ومالي پرسنل مي پردازند نيز مشمول اين تغييرات گرديده وبه همين منظور اقدام به تهيه وراه اندازي نرم افزارهاي پيشرفته اي نموده اند، يكي از واحدهاي ستادي كه با توجه به آئين نامه هاي مخصوص اين صنعت وپيچيدگيهاي خاصي كه درعمليات اجرائي آن وجود دارد، سيستم پرداخت حقوق ودستمزد پرسنل مي باشد.
مقاله حاضر به بيان چگونگي مراحل مختلف تحليل وسيستماتيك نمودن محاسبه وپرداخت حقوق با درنظرگرفتن ضوابط در صنعت بيمه مي پردازد.

اطلاعات حقوقي را مي توان از طريق سيستم دستي، مكانيكي، كامپيوتري با تركيبي از آنها پردازش كرد اما درهرحال هرسه سيستم، نتايج يكساني را فراهم مي آورد. مؤسسات كوچك مي توانند پرداخت حقوق خود را به آساني وبا كارآيي، با سيستم دستي مناسب انجام دهند. اما درمؤسسات بزرگ وبسيار بزرگ معمولاً از سيستم پردازش كامپيوتري استفاده مي شود وفقط معدودي از اطلاعات با سيستم دستي پردازش مي گردد.

ازآنجا كه انواع مختلف كامپيوتر، درنگهداري انبوهي از اطلاعات وپردازش سريع آنها توانايي زيادي دارند، امروزه تمامي مؤسسات، اموري چون تهيه ليست هاي حقوق دستمزد واسناد حسابداري مربوطه به آن را با استفاده از كامپيوتر انجام مي دهند. توسعه سريع كامپيوترها كه ازلحاظ اندازه كوچك وازنظر قيمت، ارزان و كاربا آن نسبتاً آسان است ودرعين حال، ازلحاظ پذيرش برنامه وپردازش اطلاعات توانايي زيادي دارد. ساده ترشدن كار برنامه نويسي درسالهاي اخير و رواج برنامه هاي آماده كامپيوتري (package ) براي انجام دادن عمليات مختلف حقوقي نيز ازعوامل ديگري است كه ميزان استفاده از سيستمهاي مالي كامپيوتري درحسابداري مؤسسات مختلف را افزايش داده است. استفاده از اين سيستمها علاوه برتهيه سريع وبموقع اطلاعات مورد نياز، اين مزيت را دارد كه مي تواند كار حسابداري يك مؤسسه را با دقت وصحت زيادي وپرسنل بسيار كمتري درمقايسه با سيستمهاي دستي ومكانيكي انجام دهد وبدين ترتيب علاوه بر صرفه جويي در وقت، مسائل ومشكلات پرسنلي واداري هزينه هاي يك مؤسسه را نيز درمجموع كاهش دهد.

هرسيستم حقوق ودستمزد از چهارعامل سازمان (پرسنل)، فرمها، روشها، وسايل وتجهيزات تشكيل مي شود. اين عوامل دركليه سيستمهاي كوچك، بزرگ، ساده، پيچيده، دستي، ماشيني به كارگرفته مي شود. اما شكل واندازه آنها برحسب مقتضيات هرسيستم ومؤسسه به كاربرنده آن متفاوت است.

1.     سازمان (Organization):

مهمترين عامل درهرسيستم افرادي هستند كه دريك سيستم كار مي كنند. يك سيستم حقوق ودستمزد در صورتي كارآمد خواهد بود كه مجريان آن تخصص، تجربه ومهارت لازم را براي انجام كار داشته باشند. وجود كاركنان متخصص وما ، شرطي لازم است اما كافي نيست، بلكه سازمان دادن كاركنان و تشكيلاتي مناسب كه وظايف، اختيارات ومسئوليتهاي آنها بدرستي تفكيك وتعيين شده باشد عامل اساسي ديگري است كه مي تواند زمينه بهره گيري درست از خدمات پرسنل را فراهم آورد. علاوه براين دريك سازمان بايد انگيزه هاي لازم براي علاقه مندي به كار درستكاري وجود داشته باشد تا پرسنل وظايفشان را با دقت، سرعت و صحت انجام دهند ودرنتيجه سيستم درست كار كند.

2.     فرمها (Forms):

پردازش اطلاعات مستلزم وجود مداركي است كه چگونگي وقوع وانجام رويدادها را نشان دهد. درعرف جاري، فرم به هر ورقه چايي گفته مي شود كه درآن جا وترتيب لازم براي درج اطلاعات پيش بيني شده باشد.

3.     روش (Procedures ):

روش درمعناي عام راه عادي انجام دادن كارهاي معين وتكراري است هرسيستم شامل روشهاي متعدد ومتنوعي است كه هريك چگونگي ترتيب ومراحل انجام دادن عملياتي را متناسب با اجزاي سيستم در بردارد. روشهايي كه درهرسيستم به كارمي رود بايد دقيقاً با سايراجزاي سيستم هماهنگ باشد.

4.     وسايل وتجهيزات (Equlpment ):

درهرسيتم حقوق ودستمزد اعم از دستي يا كامپيوتري، وسايل و تجهيزاتي به كارگرفته مي شود كه كار ثبت و پردازش اطلاعات را با سرعت ودقت بيشتري انجام مي دهد.
هرسيستم حقوق ودستمزد درچند مرحله طرح وتدوين مي شود. مطالعه (Study)، طراحي (Design)، استقرار واجرا( lmplementation).

مهمترين وظيفه اي كه غالباً به پرسنل متخصص وكارآزموده محول مي شود تدوين سيستم حقوق و دستمزد وحسابداري واحدهاي اقتصادي است كه اطلاعات مالي را بررسي، گردآوري و گزارشهاي مالي مورد نياز براي اداره يك مؤسسه را صحيح و بموقع فراهم آورد. مديران يك مؤسسه بايد نسبت به استقرار يك سيستم مناسب و كارآمد اطمينان حاصل كنند. سيستم حقوق درصورتي مناسب ومطلوب است كه اقتصادي وعملي بوده ودرعين حال كه عمليات لازم را به سادگي وصحت انجام مي دهد ازانعطاف پذيري هم برخوردار باشد وامكان اشتباه وتفلب را كم كند.

ويژگيهاي يك سيستم حقوق ودستمزد بطوراختصار بشرح زير مي باشد.

•    اقتصادي بودن(Cost effectiveness):

اقتصادي بودن سيستم به اين معناست كه اطلاعات مورد نياز با كمترين هزينه فراهم شود.

•    عملي بودن (Practicability):

عملي بودن به اين معنا است كه عمليات پيش بيني شده دريك سيستم با نيروي انساني، منابع و وسايل وتجهيزاتي دست يافتني انجام گيرد.

•    سادگي (Simplicity):

سادگي يعني اين كه پردازش اطلاعات با كمترين اقدام وبا استفاده از ساده ترين وسايل ممكن انجام پذيرد.

•    صحت (Accuracy):

اطلاعاتي كه ازطريق سيستم فراهم مي آيد بدون اشتباه و هرچه بيشتر به واقعيات عيني متكي ونزديك باشد.

•    انعطاف پذيري(Flexibility):

به اين معناست كه توانايي فراهم آوردن اطلاعاتي مورد نياز را در شرايط متغير كار وفعاليت اقتصادي داشته باشد وبتواند با تغير قوانين، مقررات، اصول و روشهاي حقوقي وتغيير سازمان به سادگي تبديل شود.

•    كفايت كنترلهاي داخلي (Abequateinternal Controls): سيستم بايد شامل روشهايي باشد كه با اجراي آن مديريت بتواند عمليات را بسهولت هدايت ونظارت كنند واحتمال وقوع اشتباه، تقلب، سوء استفاده واستفاده هاي نادرست را به حداقل برساند.